ปัจจุบันการยื่นภาษีสะดวกและง่ายมากขึ้น เพราะเทคโนโลยีดิจิทัลได้เข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการยื่นภาษี ไม่ว่าจะเป็นการใช้เทคโนโลยีพิสูจน์และยืนยันตัวตนทางดิจิทัล (Digital ID) ที่แค่คลิกเดียวก็สามารถยืนยันตัวตนและเชื่อมข้อมูลรายได้-รายจ่ายมาให้โดยไม่ต้องเสียเวลาหาเอกสาร

สำหรับผู้ประกอบการ หนึ่งในระบบที่น่าสนใจและช่วยลดภาระในการนำส่งภาษีคือ ‘ระบบการจัดส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์โดยการประทับรับรองเวลา’ ซึ่งพัฒนาขึ้นโดยกรมสรรพากร และสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) โดยการเรียกชื่อของระบบนี้ในส่วนของกรมสรรพากรจะเรียกว่า “e-Tax Invoice by TimeStamp” สำหรับในส่วนของ ETDA จะเรียกว่า “e-Tax Invoice by Email”  โดยทั้ง 2 ชื่อนี้หมายถึงระบบเดียวกันที่จะช่วยลดต้นทุนและสร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจ ซึ่งผู้ประกอบการสามารถจัดทำและส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ผ่านอีเมลด้วยการประทับรับรองเวลา (e-Timestamping) ตั้งแต่เปิดให้บริการในปี 2560 จนถึงปัจจุบัน มีผู้ประกอบการใช้งานแล้วถึง 1,278,098 ฉบับ (ข้อมูล ณ วันที่ 12 มิ.ย. 67) ตัวเลขที่เพิ่มขึ้นนี้สะท้อนถึงการใช้งานระบบที่มีเพิ่มขึ้นต่อเนื่องทุกปี โดยนโยบายภาครัฐก็มีส่วนสำคัญในการส่งเสริมการใช้ระบบ e-Tax Invoice ไม่ว่าจะเป็นโครงการ ‘Easy E-Receipt’ หรือนโยบายหักรายจ่าย 2 เท่าสำหรับบริษัทที่ลงทุนในระบบภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งได้รับความนิยมมากในช่วงที่ผ่านมา

มาถึงตรงนี้ต้องบอกเลยว่าผู้ประกอบการ SMEs ที่ยังไม่เริ่มใช้ระบบ e-Tax Invoice หรืออยากเริ่มใช้ ยังไม่สายเกินไป บทความนี้จะพาทุกคนไปทำความรู้จักกับระบบนี้ พร้อมแนะนำวิธีการใช้งานอย่างมืออาชีพ เพื่อรองรับโอกาสดีๆ จากมาตรการลดหย่อนภาษีของรัฐในปีต่อไปแบบไม่ตกเทรนด์

ทำความรู้จัก e-Tax Invoice ‘ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์’

ก่อนอื่นเลยต้องทำความเข้าใจก่อนว่า e-Tax Invoice คือรูปแบบของการส่งใบกำกับภาษีจากเดิมที่เป็นกระดาษ ก็เปลี่ยนมาอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แทน ทำให้การเก็บรักษา และการค้นหาเอกสารง่ายขึ้น โดยประเภทของ e-Tax Invoice ก็จะขึ้นอยู่กับขนาดของผู้ประกอบการและรูปแบบของการนำส่งใบกำกับภาษี เช่น ถ้าเป็นกลุ่มผู้ประกอบการรายใหญ่ที่มียอดขายจำนวนมาก ก็จะใช้วิธีการส่ง e-Tax Invoice แบบ Host to Host ที่นำส่งข้อมูลแบบเชื่อมต่อระบบกับกรมสรรพากรเลย ส่วนผู้ประกอบการรายเล็ก หรือ SMEs ก็จะใช้วิธีอัพโหลดเอกสารผ่านเว็บไซต์ของกรมสรรพากร แต่ถ้า SMEs รายใดไม่สะดวกที่จะนำส่งใบกำกับภาษีเองก็จะมี e-Tax Servicer Provider ที่ผ่านการรับรองจากกรมสรรพากร หรือ ETDA มาช่วยจัดการในเรื่องนี้ และสุดท้าย คือ ระบบการส่งใบกำกับภาษีแบบ e-Tax Invoice หรือ ระบบการจัดส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ โดยการประทับรับรองเวลา ที่กรมสรรพากรและ ETDA ร่วมกันจัดทำขึ้น เพื่อเข้ามาช่วยให้ SMEs หรือ ผู้ประกอบการรายเล็ก ที่มีรายได้ไม่ควรเกิน 30 ล้านบาทต่อปีที่มีจำนวนใบกำกับภาษีไม่มากนักให้สามารถนำส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ให้กับกรมสรรพากรและผู้ซื้อได้ทางอีเมล  ที่ผู้ประกอบการจะต้องลงทะเบียนกับกรมสรรพากรก่อนใช้ E-mail Addess ในการส่งอีเมลให้ระบบรับรองความมีอยู่ของใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์นั้น ซึ่งจะมีการประทับรับรองเวลา (e-Timestamping) และสามารถตรวจพบได้หากมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลง โดยใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์จะถูกส่งให้ผู้ซื้อหรือผู้รับบริการและกรมสรรพากรเพื่อจัดเก็บข้อมูลต่อไป

ข้อดีของการใช้ e-Tax Invoice ที่ SMEs ต้องรู้

ข้อดีของการเปลี่ยนมาใช้ระบบ e-Tax Invoice นอกจากจะทำให้การนำส่งใบกำกับภาษีมีประสิทธิภาพมากขึ้นแล้ว ยังช่วยลดต้นทุนในการทำธุรกิจที่จะต้องเสียไปกับการจัดส่งเอกสารทางบัญชีและภาษี ที่แต่ละปีมีค่าดำเนินการค่อนข้างสูงอีกทั้งยังช่วยลดภาระและความซับซ้อนในการจัดการเอกสารภาษี ป้องกันการสูญหายของเอกสาร รวมถึงสามารถตรวจสอบการปลอมแปลง หรือแก้ไขเอกสารได้ เพิ่มความสะดวกและประสิทธิภาพการดำเนินการเกี่ยวกับภาษีให้กับธุรกิจ โดยข้อมูลยังเชื่อมโยงระบบการชำระเงินกับระบบภาษีและการส่งเอกสารไปยังกรมสรรพากรเบ็ดเสร็จ ณ จุดเดียว และยังเพิ่มโอกาสในการรับการสนับสนุนทางด้านสิทธิประโยชน์ทางภาษีจากภาครัฐ เป็นต้น

SMEs อยากใช้ e-Tax Invoice จะเริ่มได้อย่างไร

สำหรับผู้ประกอบการ หรือ SMEs ที่ต้องการใช้ระบบนี้ ควรจะเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี, ต้องไม่เป็นผู้ประกอบการที่ได้รับอนุมัติหรืออยู่ระหว่างการพิจารณาอนุมัติในการจัดทำส่งมอบและเก็บรักษาใบกำกับภาษี และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ และต้องไม่มีพฤติการณ์หลีกเลี่ยงการเสียภาษี ไม่มีประวัติการออกและใช้ใบกำกับภาษีปลอมหรือใบกำกับภาษีที่ออกโดยมิชอบด้วยกฎหมาย เมื่อตรวจสอบคุณสมบัติว่าครบถ้วนตามข้างต้นแล้ว สามารถดำเนินการยื่นขอจัดทำใบรับอิเล็กทรอนิกส์ได้ที่เว็บไซต์กรมสรรพากร www.rd.go.th เพื่อยื่นคำขอกรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรและตรวจสอบข้อมูล ทั้งที่อยู่ และอีเมลที่จะใช้ในการติดต่อกับกรมสรรพากร และยืนยันที่อยู่อีเมล ก่อนพิมพ์เอกสาร ก.อ.01 และลงนามแล้วสแกน ก.อ.01 และเอกสารที่เกี่ยวข้องเพื่ออัปโหลดเอกสาร จากนั้นกรมสรรพากรจะตรวจสอบความถูกต้องและจัดส่งเอกสารยืนยันทางไปรษณีย์ พร้อมรหัสยืนยัน (Activate Code) เพื่อให้ผู้ประกอบการยืนยันตัวตนผ่านทางเว็บไซต์และกำหนดรหัสผ่านภายใน 15 วันทำการ จากนั้นแจ้งอีเมลที่ประสงค์จะใช้ในการส่งใบกำกับภาษี

e-Tax Service Provider ทางเลือกนำส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์

ตามที่ได้เกริ่นมาในช่วงต้น หากผู้ประกอบการ ที่ต้องการเข้าร่วมโครงการและใช้ระบบ e-Tax Invoice แต่ไม่รู้จะเริ่มที่ตรงไหน ไม่สามารถดำเนินการในเรื่องของเอกสารได้ด้วยตัวเอง สามารถดำเนินการผ่านผู้ให้บริการ e-Tax Service Provider ที่จะเข้ามาเป็นผู้ช่วยในการจัดการ และนำส่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะเป็น  ใบกำกับภาษีเต็มรูป ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ ใบรับหรือใบเสร็จรับเงินให้กับกรมสรรพากรแทนผู้ประกอบการได้ด้วย โดยที่ผู้ประกอบการไม่ต้องลงทุนหรือพัฒนาซอฟต์แวร์ด้วยตนเอง แต่มีตัวช่วยอย่าง e-Tax Service Provider ที่จัดการนำส่งเอกสาร ใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงินให้กรมสรรพากรแทนได้ ที่สำคัญ มีความปลอดภัย เชื่อถือได้เพราะผ่านการรับรองด้านระบบสารสนเทศจาก ETDA  ซึ่งปัจจุบันมีบริษัทที่ได้รับการรับรองและพร้อมให้บริการในฐานะ e-Tax Service Provider แล้ว 19 ราย ผู้ประกอบการที่สนใจ สามารถตรวจสอบรายชื่อ e-Tax Service Provider ได้ที่เว็บไซต์ https://www.etda.or.th/th/Our-Service/e-tax-Invoice-Receipt/announce.aspx 

เมื่อเข้าสู่ยุคเศรษฐกิจดิจิทัล การปรับวิธีดำเนินธุรกิจด้วยการหันมาใช้เครื่องมือที่มีความทันสมัย และช่วยลดภาระต่างๆ  ในช่วงเริ่มต้นอาจจะต้องมีการลงทุนทั้งเรียนรู้การใช้ระบบ การปรับระบบภายในให้รองรับการใช้งาน รวมถึงการสนับสนุนความรู้ให้กับบุคลากร แต่ก็นับว่าเป็นสิ่งจำเป็น เพราะในระยะยาวถือเป็นการเชื่อมโอกาสที่สำคัญ ที่จะนำไปสู่การได้รับสิทธิประโยชน์ต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะทำให้ธุรกิจเกิดความได้เปรียบในการแข่งขันได้มากยิ่งขึ้น